Objectif : zéro inbox

Bonjour à tous !

Depuis que je me suis lancée dans l’entrepreunariat, je me suis beaucoup intéressée à la productivité, au sens de capacité de production en un temps limité. C’est à dire à l’efficacité au travail que je pouvais améliorer. Pas pour produire forcément plus mais faire en sorte qu’en un temps réduit je puisse réaliser la même quantité de travail. Parce que j’ai deux entreprises à développer mais aussi une vie de famille.

J’ai beaucoup lu sur le sujet et notamment les livres de Tim Ferriss ou David Allen, références mondiale sur ce sujet.
La semaine de 4 heures n’est pas d’actualité et en plus n’est pas mon leitmotiv mais je veux y tendre pour optimiser le temps passé sur mes taches du quotidien.

Pour cela il faut rationaliser et surtout éliminer les sujets chronophages.Les mails arrivent assez rapidement sur le tapis.
Sans forcément parler d’un contexte professionnel, le surplus de mails est un symptôme de notre époque, symbole d’une surconsommation numérique.

Internet en vient même aujourd'hui à être un acteur aussi polluant que le traffic aérien.
Il faut donc s’en préoccuper !

Et si l’avenir de la planète ne vous préoccupe pas plus que cela, nous pouvons aussi parler de charge mentale, et de l’espace qu’occupe inconsciemment toute cette information non désirée.
On ne se rend pas compte mais ouvrir une boite mail pleine à craquer, avec 50 messages non lus et un total de 9765 mails vous encombrent.
Il encombre votre mémoire d’ordinateur, le serveur qui stockent ces mails mais aussi votre cerveau qui n’ouvre pas de manière sereine votre application Mail.

Et soyons sincères, que faites-vous de ces 9765 mails ? RIEN !
Parce que vous n’avez pas traité l’information. Ou si vous l’avez fait en créant un dossier A LIRE vous n’y retournerez pas, parce que vous avez crée inconsciemment un frein mental à son usage en accumulant les 234 mails à lire…

J’aime utiliser une image pour faire comprendre à mes clients pourquoi avoir des mails dans sa boite de réception n’a pas d’utilité et même n’a pas de sens.
Gardez vous du courrier dans votre boite aux lettres ?
Les pubs et le courrier qui ne vous intéressent pas finissent-ils abandonner là ?
Le courrier que vous voulez garder reste-t-il stocké à cet endroit ?

Logiquement vous allez me répondre NON.

Je vais donc vous donner quelques clés, tirées de mes lectures et expériences, pour atteindre notre objectif :
Zéro mail dans sa boite de réception.

1. Jeter les mails inutiles

Il y a forcément des mails que vous voyez déjà dans la liste de vos messages pour lesquels vous vous dites “le contenu ne m’intéresse pas c’est sur !”

Pour tous ces mails pas d’hésitation : ON JETTE !
Et vous verrez que vous allez élaguer assez rapidement un certain nombre d’inutiles ou d’obsolètes.
Ne pas avoir peur de partir du mail le plus ancien pour commencer ce travail et de remonter vers le plus récent.

2. Se désabonner aux newsletters

Je me suis inscrite de manière choisie ou par défaut à une newsletter un jour en passant une commande ou en lisant un blog. Bien mais quel est mon taux d’ouverture de ce contenu ?
Bien souvent il est faible.
Si vous ne lisez pas en entier chacune de ces newsletters ou au moins une sur deux vous pouvez vous en débarrasser.

Il existe un outil formidable pour vous aider à faire cela : CLEANFOX.
Ce site analyse votre contenu de boite mails et met en exergue les newsletters pour vous permettre de les supprimer ou de les supprimer + se désabonner.
Et en plus à chaque parrainage, Cleanfox qui est partenaire de WeForest Project plante un arbre pour vous en Zambie.

Inscrivez vous donc avec mon code parrainage pour planter des arbres !
Faithful-Coypu-206 

3. Créer une structure de classement de base

Nous arrivons au moment souvent critique de la situation. Construire un système suffisamment précis pour retrouver rapidement le contenu et pas trop complexe pour ne pas se trop chercher au moment de classer ses mails.

J’ai construit donc une structure à partir des conseils de David Allen :

• Dossier Aujourd’hui / Urgent : je mets tout de suite dans ce dossier les mails à traiter dans la journée, qui attendent une action de ma part, une réponse, une recherche ou un appel.

• Dossier En attente : je vais ranger ici les mails traités, passifs pour lesquels j’attends une réponse.

• Dossier Semaine : Urgence moyenne mais que je dois penser à traiter cette semaine. Ils ne demandent pas une action immédiate mais je dois le consulter lorsque mon dossier aujourd'hui sera vide.

• Dossier A lire : Une newsletter, un article ou un mail à lire à tête reposée qui n’attend pas forcément de retour de ma part.

• Dossier Référence : ici vont se retrouver tous les mails pour lesquels vous allez vous dire “ça peut servir un jour”.

• Dossier Archive : Ces mails sont importants et vous devez en garder une trace même si le sujet est bouclé.

Sur cette base logiquement tout le monde s’y retrouve. Avec bien entendu des personnalisations à envisager personnellement, en créant des sous-dossiers adaptés.

Mais avec ces 5 dossiers vous pouvez tout de suite mettre en place les actions pour arriver au Zéro Inbox.

4. Ranger dans cette architecture

C’est la première chose à faire, maintenant que votre système de classement est établi, quand vous ouvrez vos mails le matin. Et le lundi en particulier pour planifier le travail de la semaine.
Je passe en revue mes mails, je supprime ceux qui sont inutiles et je classe les autres dans mes dossiers.
Et je travaille à partir du dossier Aujourd’hui ou à Lire.

Pour ceux qui reçoivent des centaines de mails par jour le travail ne va pas être simple à réaliser chaque jour. Mais fixez-vous au moins pour objectif de le faire chaque vendredi avant de partir du travail.
Vous partirez ainsi plus serein avec la satisfaction du travail accompli cette semaine et la conscience des choses à faire la semaine suivante. La charge mentale n’en sera que réduite et la définition des objectifs facilités.

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Donnez moi vos retours d‘expériences et vos challenges personnels en commentaires, je serai ravie d’y répondre.

D’autres articles autour de la productivité sont à venir sur le blog.

Bonne journée à tous !

Claire